Viele Unternehmen planen derzeit, den Weg in die Kurzarbeit anzutreten. Die neue COVID-19-Kurzarbeit wird vor allem von Politikern und Medien als Allheilmittel dargestellt. Aber aufgrund der viel zu komplizierten, aufwändigen und teils unstimmigen Rahmenbedingungen des Corona-Kurzarbeitsmodells dürfte die Umsetzung in der Praxis zum administrativen Supergau werden. Aktuell herrschen daher in vielen Personalverrechnungsabteilungen Chaos, Ratlosigkeit und Frust. Noch dazu steht in vielen Unternehmen gerade die März-Abrechnung vor der Türe oder ist sogar schon abgeschlossen. Die Lohnsoftwarehäuser müssen für Kurzarbeitsabrechnungen dringend nötige Programmierungen vornehmen, was aber naturgemäß nicht von heute auf morgen geht.

Verschaffen Sie sich einen Zeitpolster und lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass die März-Abrechnung noch ohne Berücksichtigung der Kurzarbeit durchgeführt wird bzw. wurde, dass im April aber eine Aufrollung erfolgen und es zu einem nachträglichen Abzug kommen wird. Damit werden Missverständnisse und ein womöglich gutgläubiger Verbrauch von Gehalts-/Lohnbezügen vermieden.

Formulierungsbeispiel für eine solche Mitarbeiterinfo:

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!

Wie Sie aus Medienberichten wissen, kämpfen viele Unternehmen infolge der Corona-Krise mit enormen wirtschaftlichen Schwierigkeiten und Umsatzeinbußen. Die Krise lässt leider auch unser Unternehmen nicht unberührt. Entsprechend den Richtlinien des Arbeitsmarktservice (AMS) planen wir die Einführung von Kurzarbeit zur weitgehenden Aufrechterhaltung des Beschäftigtenstandes und zur Vermeidung von Arbeitslosigkeit. Die administrativen Schritte zur Umsetzung der Kurzarbeit und die Abrechnung in der Gehalts- und Lohnverrechnung sind sehr kompliziert und zeitaufwändig (Ausfüllen unzähliger Formulare, Verhandlungen mit Interessensvertretungen, Anpassungen bei den Lohnprogrammen etc.).

Eine Berücksichtigung der Kurzarbeit bereits bei der März-Abrechnung ist daher nicht mehr möglich, weil Sie andernfalls Ihre Bezüge nicht zeitgerecht erhalten würden.

Das bedeutet:

• Sie erhalten die Gehalts- und Lohnbezüge in der März-Abrechnung vorerst noch auf der normalen Basis so wie bisher.
• Im April wird die März-Abrechnung dann rückwirkend korrigiert, um sie an die Kurzarbeit anzupassen.
• Dies wird voraussichtlich im April zu einem zusätzlichen Gehalts- bzw. Lohnabzug führen, der aber notwendig ist, um die Kurzarbeitsabrechnung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben korrekt abzurechnen.

Wir ersuchen Sie um Kenntnisnahme und Ihr Verständnis,

Ihre Personalverrechnung

Praxishinweis: Manche Unternehmen ziehen eine Alternative zur vorstehenden 100 %-Auszahlungsvariante (für die der Musterbrief gedacht ist) in Erwägung: Sie überlegen, aus betrieblichen Liquiditätsgründen und um den Mitarbeitern die Rückverrechnung im April zu ersparen, den Weg einer Akontozahlung (80, 85 bzw, 90%). Dabei ist aber unbedingt zu beachten, dass die Akontovariante arbeitsrechtlich nur dann gedeckt ist, wenn die Kurzarbeit auch bereits „rechtskräftig“ fixiert ist (zumindest mittels nachweislicher Zustimmung der Mitarbeiter bzw. des Betriebsrats). Kürzungen auf Basis einer zwar praktizierten, aber rechtlich noch nicht gesicherten Kurzarbeit wären hingegen mangels gültiger Rechtsgrundlage arbeitsrechtlich problematisch.

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